Administrativ medarbejder med tværgående funktionHar du mod på at finde løsninger på forskelligartede administrative opgaver, har du lyst til at opbygge et netværk på tværs af en stor organisation og kan du oparbejde strukturer til at skabe system i din opgaveløsning? Så er det dig, vi søger som administrativ blæksprutte i Sekretariat for Teknik og Kultur i Mariagerfjord Kommune.Hvem er vi?Du bliver en del af et lille sekretariat med otte medarbejdere. Sekretariatets primære rolle er at udøve ledelsesunderstøttelse af direktør og fagchefer for de tre fagenheder Teknik og Miljø, Kultur og Fritid samt Ejendomme og Bæredygtighed, herunder betjening af de politiske udvalg på områderne. Derudover understøtter vi også de enkelte fagenheder med forskellige administrative opgaver.Vi mangler lige nu en ny kollega, med en skarp administrativ og personlig profil, der kan bidrage til at løfte administrative opgaver. Vores nye kollega skal primært understøtte fagenheden Ejendomme og Bæredygtighed, der administrerer kommunens bygninger og ejendomme, herunder også rengøring, drift og vedligehold samt servicering på rådhusene.Bred opgaveportefølje og stort overblik Vi forventer, at du har en kontoruddannelse, men jobbet kræver også, at du har mod på at arbejde med fagsystemer og varetagelse omkring kommunens lejemål. Har du et fagspecifikt kendskab til ejendomsområdet, er det en fordel, men ikke et krav. Vigtigst er det, at du har en åben tilgang og nemt ved at sætte dig ind i og tage ansvar for nye opgaver, systemer, arbejdsgange med videre.Dine opgaver spænder bredt, og kommer blandt andet til at bestå af:Bilagshåndtering, bogføring og fakturafordeling i KMD OPUS – Du er en habil bruger af OPUS eller et andet økonomisystem.Vedligehold af fagsystemer – Du hjælper med at indhente data til registrering af bygninger, trække informationer, oprette brugere og lave systemkontrol i vores FM-System, Dalux, og vores EM-system, Wise Home.MED-sekretærrolle – Du kommer til at understøtte MED-udvalg med dagsordener, referater med videre. MED er et samarbejdssystem mellem ledelse og medarbejdere i kommunen.Journalisering og SBSYS-superbrugerfunktion – Du har gerne erfaring med SBSYS eller et andet ESDH-system, og arbejder struktureret med det. Hvis du ikke allerede er superbruger, bliver du det.Opgaver i forhold til lejemål for kommunens bygninger – Vores ejendomme spænder bredt geografisk i kommunen, og du vil hurtigt opnå en stor indsigt i ejendomsmassen.Derudover kan du blive lokal informationssikkerhedskoordinator og SBSYS-kontaktsuperbruger – i samarbejde med en erfaren kollega på området. Der vil også være flere mindre opgaver, såsom postfordeling og mødebooking, ligesom du vil bruge en del tid på ad-hoc hjælp til kollegaer med det forefaldende administrative arbejde.Hvem er du?Vi leder efter en medarbejder, der kan kommunikere tydeligt, er opsøgende i forhold til at få afklaret spørgsmål og er dygtig til at organisere. Du kan hurtigt sætte dig ind i nye opgavefelter og systemer, som du arbejder struktureret og selvstændigt med i en omskiftelig hverdag.Herudover forestiller vi os, at du:Aktivt opbygger et netværk – Du har lyst til at lære mange kollegaer at kende og arbejde bredt på tværs af organisationen.Har mod på søge løsninger – Vi modtager gerne forslag om, hvordan du ville gå til en opgave, for så kan vi hurtigt finde den bedste vej sammen.Kan oparbejde strukturer, skabe system i din opgaveløsning og prioritere relevant imellem opgaver – altså udvikle dit eget greb om opgaveløsningen.Trives som blæksprutte, hvor en del af din tid går med at hjælpe kollegaer.Samtidig bliver du en nøglefunktion for Ejendomme og Bæredygtighed, hvor mange kollegaer naturligt vil kontakte dig som indgang til fagenheden.Hvorfor vælge Mariagerfjord Kommune som din kommende arbejdsplads?Ud over nogle spændende opgaver, kan vi tilbyde en tillidsbaseret arbejdsplads med god trivsel, som vi vægter højt. Vi har en uformel atmosfære, der lægger vægt på humor, ordentlighed, hjælpsomhed og en stor ansvarsfølelse over for opgaverne.Vi tilbyder:En spændende stilling hvor to dage sjældent er ensFagligt kompetente og engagerede kollegaerEt udviklingsorienteret miljø med fokus på vidensdeling og læringStor grad af indflydelse på egne opgaver og frihed til selv at tilrettelægge dine arbejdsdage, herunder mulighed for hjemmearbejde.Sekretariatet er et serviceorgan, og vi vægter det gode samarbejde på tværs af afdelinger højt.Kan du se dig selv hos os?Så send din ansøgning, CV og relevante bilag til os senest mandag den 19. juni 2023 kl. 12.00.Vi forventer at afholde samtaler fredag den 23. juni 2023 og mandag den 26. juni 2023.Løn og ansættelsesforholdDit primære arbejdssted bliver i Sekretariat for Teknik og Kultur, Østergade 22, 9510 Arden. Du vil dog have mange arbejdsdage på Hadsund Rådhus, hvor Ejendomme og Bæredygtighed holder til.Det forventes, at du har mulighed for at deltage i møder og aktiviteter andre steder. Vi forventer derfor, at du har kørekort.Stillingen er på mellem 27 og 33 timer ugentligt – afhængigt af din erfaring, profil og ønsker. Vi håber, at du kan starte den 15. august 2023.Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til gældende overenskomst.Vil du vide mere?Hvis du har spørgsmål til jobbet, er du meget velkommen til at kontakte sekretariatsleder Mie Skotte Sølvkjær på tlf. 6061 7028.
Klar himmel
